Política de Privacidad del Sistema de Gestión de Envíos
Última actualización: 9 de abril de 2026
La presente Política de Privacidad describe cómo el Sistema de Gestión de Envíos (en adelante, “la Aplicación”) recopila, utiliza y protege la información personal de sus usuarios. Esta aplicación está diseñada para gestionar el envío de documentos institucionales y académicos.
1. Información que recopilamos
Para el correcto funcionamiento del sistema de envíos, la Aplicación recopila los siguientes datos:
Datos de los estudiantes y destinatarios: Número de cédula, nombres y apellidos completos, y número de teléfono celular.
Datos de envío: Direcciones de entrega (provincia, ciudad, establecimiento de Servientrega o sucursal), cursos y convocatorias asociadas a los documentos.
Archivos multimedia: Fotografías de los documentos a enviar y fotografías de las guías de remisión (Servientrega).
Datos del usuario del sistema (Asesores/Administradores): Dirección de correo electrónico de la cuenta de Google con la que se inicia sesión, utilizada estrictamente para fines de auditoría y control de acceso.
2. Uso de la información
La información recopilada se utiliza exclusivamente para los siguientes propósitos:
Autocompletar y registrar formularios de solicitud de envío de documentos.
Generar registros precisos sobre el destino y estado de los envíos en nuestras bases de datos.
Enviar notificaciones automatizadas por correo electrónico a los estudiantes o asesores informando sobre el estado de su envío y su número de guía.
Mantener un registro de auditoría interno sobre qué usuario registró o modificó un envío.
3. Uso de las API de Google (Google Workspace APIs)
Nuestra Aplicación utiliza los servicios de Google (Google Apps Script) y solicita acceso a ciertas API para poder funcionar. El uso y la transferencia de información recibida de las API de Google a cualquier otra aplicación se ajustará a la Política de datos del usuario de los servicios API de Google, incluidos los requisitos de uso limitado.
Específicamente, la Aplicación utiliza los siguientes permisos:
Google Drive (
auth/drive): Se utiliza exclusivamente para subir y almacenar de forma segura las imágenes de los documentos y guías de envío proporcionadas por los asesores. La aplicación no lee, modifica ni elimina archivos ajenos al funcionamiento de este sistema.Google Sheets (
auth/spreadsheets): Se utiliza como base de datos del sistema para leer configuraciones y escribir/actualizar los registros de envíos.Envío de Correos (
auth/script.send_mail): Se utiliza únicamente para enviar notificaciones transaccionales sobre el estado del envío. La aplicación no lee sus correos electrónicos personales.Información del Usuario (
auth/userinfo.email): Se utiliza para identificar al usuario activo y validar si tiene permisos de administrador dentro del sistema.
4. Compartir información
No vendemos, alquilamos ni compartimos su información personal con terceros para fines comerciales o de marketing. Los datos se mantienen estrictamente dentro del ecosistema interno de la institución/empresa para el cumplimiento de los fines logísticos descritos. Los datos de dirección solo se comparten con las empresas de mensajería (ej. Servientrega) en la medida necesaria para ejecutar el envío físico.
5. Seguridad de los datos
Implementamos medidas de seguridad administrativas y técnicas respaldadas por la infraestructura de Google Cloud para proteger su información contra accesos no autorizados, alteraciones o destrucción. Los archivos e imágenes se almacenan en carpetas seguras de Google Drive.
6. Retención de datos
Conservaremos la información personal y los registros de envío durante el tiempo que sea necesario para cumplir con los fines administrativos, legales e institucionales para los que fue recopilada.
7. Contacto
Si tiene alguna pregunta, inquietud o solicitud relacionada con esta Política de Privacidad o el manejo de sus datos, por favor contáctenos en: academico@dienav-seguridad.com